Auteur: Saskia Oegema
Gecontroleerd op 6 december 2023 | Leestijd: 6 minuten
Heb je een bedrijf? Dan is een zakelijke rekening wettelijk niet verplicht. De wet zegt er namelijk niks over. Maar als ondernemer heb je wel een zakelijke rekening nodig. Waarom? Omdat je een privérekening niet voor zakelijke doeleinden mag gebruiken.
Algemene voorwaarden van de bank
Elke bank heeft algemene voorwaarden. Een bankrekening openen? Dan ga je akkoord met deze voorwaarden. De meeste banken hebben in hun voorwaarden staan dat je een privébetaalrekening niet als zakelijke rekening mag gebruiken. Oftewel, een particuliere bankrekening is alleen persoonlijk bedoeld, en niet voor zakelijke transacties.
Banken controleren of op particuliere bankrekeningen veel zakelijke overboekingen zijn. Dient jou privérekening voor zakelijk gebruik? In dat geval houd je je als klant niet aan de algemene voorwaarden. Dat is niet strafbaar, maar de bank mag dan wel je rekening opzeggen. Een zakelijke rekening is dus wettelijk niet verplicht. Maar een privé betaalrekening zakelijk gebruiken mag bij de meeste banken niet. Als ondernemer kom je er dus eigenlijk niet onder uit.
Privé en zakelijk apart houden
Banken verplichten je min of meer om een zakelijke rekening te openen. Dat is natuurlijk niet voor niets. Want een zakelijke rekening is ook gewoon heel handig. Je houdt je eigen geld en het geld van je bedrijf apart. Gooi je alles op één hoop op je privérekening? Dan raak je al snel het overzicht kwijt tussen je persoonlijke en zakelijke overboekingen. Waardoor je juist extra tijd kwijt bent door alle bij- en afschrijvingen in je administratie te verwerken.
Met een zakelijke rekening voorkom je dat. Je zet bijvoorbeeld de btw direct apart, zodat je elk kwartaal binnen een paar minuten je btw-aangifte kan doen. Een deel van je omzet reserveer je alvast voor het moment dat je je aangifte inkomstenbelasting indient. En je ziet in één oogopslag of alle facturen van deze maand zijn betaald.
Een zakelijke rekening kun je bovendien koppelen aan een boekhoudprogramma. Dit levert je nog meer tijdwinst op bij het doen van je administratie en belastingaangiftes.
Rechtsvorm van je bedrijf
Elk bedrijf heeft een rechtsvorm, zoals een eenmanszaak, besloten vennootschap (bv) of vennootschap onder firma (vof). De meeste zzp’ers hebben een eenmanszaak. In dat geval ben jij de rechtspersoon. En kun je in theorie bankieren met je privérekening. Omdat dat van banken niet mag, is er een speciale ZZP rekening. Deze is meestal een stuk goedkoper dan een gewone zakelijke rekening.
Bij een bv of nv is het bedrijf de rechtspersoon. En kun je ook niet bankieren op je eigen naam. Werk je samen met zakelijke partners in een vof? Ook dan is het vanzelfsprekend om een zakelijke rekening op naam van de vof te openen. Bij een VOF rekening kun je afspraken maken rondom overboekingen. Bijvoorbeeld dat meerdere personen akkoord moeten geven bij een bepaald bedrag. Dit heet gezamenlijke bevoegdheid.
De Belastingdienst: zakelijke rekening nodig, of niet?
Voor de Belastingdienst maakt het niet uit of je een privé betaalrekening of een zakelijke rekening gebruikt. Zolang je geldstromen maar transparant zijn. Dat houdt in dat de Belastingdienst wil zien waar bedragen vandaan komen en naar welke rekeningen jij geld overboekt. En of deze overboekingen privé of zakelijk zijn.
Krijg je controle van de Belastingdienst? Dan moet je ‘binnen een redelijke termijn’ een goed overzicht van je financiën hebben. Een zakelijke rekening helpt daarbij, want zo zijn je persoonlijke en zakelijke bij- en afschrijvingen sowieso al gescheiden.
Let daarnaast op de bewaarplicht van de Belastingdienst. Als ondernemer moet je je administratie ten minste 7 jaar bewaren. Houd je zakelijk en privé gescheiden? Dan is het makkelijker om te weten wat je wel en niet hoeft te bewaren.
Waarom een zakelijke rekening openen?
Zoals hierboven genoemd, mag je een particuliere betaalrekening bij vrijwel alle banken niet voor je bedrijf gebruiken. Ook houd je je privé en zakelijke bij- en afschrijvingen overzichtelijk met een zakelijke rekening. Dit scheelt veel uitzoekwerk bij het doen van je administratie en belastingaangiftes. Bovendien geeft een zakelijke rekening een professionele uitstraling. Als een klant geld overmaakt, ziet hij je bedrijfsnaam. Dat is ook zo bij de IBAN-check.
Waarom een zakelijke rekening? Wij zetten alle voordelen nog even op een rijtje:
- Financieel overzicht
- Professionele uitstraling voor je bedrijf
- Privé en zakelijke overboekingen gescheiden
- Btw en inkomstenbelasting zet je alvast apart
- Overzichtelijke boekhouding voor jezelf en de Belastingdienst
- Kosten voor een zakelijke rekening zijn aftrekbaar van de belasting
- Sommige aftrekposten kun je bij je belasting niet opvoeren als ze zijn betaald met je privé bankpas, zoals de btw op brandstof
- Een zakelijke rekening heeft extra mogelijkheden, zoals adviesgesprekken, pinautomaat, zakelijk krediet, zakelijke creditcard en verzekeringen
Een zakelijke rekening vergelijken
Veel banken bieden een zakelijke rekening aan. Daarom is er een verschil in prijs en kwaliteit. Welke rekening is ’t beste? Dat is voor elke ondernemer en elke bedrijf anders.
Het maken van een vergelijking helpt je bij het vinden van de beste zakelijke rekening. Ga eerst voor jezelf na waar de rekening aan moet voldoen. Welke diensten heb je bijvoorbeeld nodig? Wil je wel of geen zakelijke creditcard? En hoe zit het met de kosten?
Op basis van je eigen wensen en voorkeuren maak je een vergelijking. Je legt de kosten, diensten, voorwaarden en service van een aantal zakelijke rekening naast elkaar. En beoordeelt welke rekening het beste bij jouw bedrijf past.
Bij het samenstellen van deze pagina zijn de volgende bronnen geraadpleegd:
Deze pagina is gecontroleerd door Saskia Oegema. Zij is financieel expert op het gebied van Corporate Finance and Control.